认证批准、保持、暂停、注销及撤销管理程序

1. 适用范围

本文件规定了管理体系认证和产品认证批准、保持、暂停、注销及撤销的范围、流程、职责和要求。本文件适用于对管理体系认证和产品认证决定的管理。

2. 术语和定义

审定：由具备能力的人员，对认证客户的申请和审核组的审核结论及其它认证资料进行复核，结合其他有关信息进行综合评价，在拟认证范围内做出是否可批准、保持、更新、扩大、缩小、暂停、恢复和撤销认证的推荐性意见的活动。

认证决定：由中信中联法定代表人或授权人，根据审核、审定以及其他相关信息，对认证客户的管理体系，做出认证有关的决定（包括批准、保持、更新、扩大、缩小、暂停、恢复和撤销认证）的活动。

3. 职责

3.1中信中联法定代表人或授权人基于审定结论，批准是否授予认证，签署认证文件；

3.2中信中联综合管理部对审定人员进行能力评价和资格管理；

3.3中信中联认证业务部组织审定工作；

3.4中信中联由认证业务部安排审定人员，合理安排审定；

3.5审定人员负责认证资料的审定，做出审定结论。审定人员的办公场所不限；

3.6 中信中联认证业务部以及技术委员会负责疑难技术问题的解决，以及争议的裁定。

4. 审定与决定的范围

4.1 下述情况应在实施审定后作出认证决定：

1) 初次认证；

2) 再认证；

3) 扩大、缩小认证范围；

4) 认证要求变更；

5) 证书转换；

6) 与体系运行有效性有关的暂停、撤销、恢复认证；

7) 证书变更；

8) 除QMS（不含党建）、EMS、OHSMS例行监督且审核组结论为保持认证之外的监督审核；

4.2 下述情况不需审定直接做出认证决定：

    1) 与体系运行有效性无关的暂停、撤销、注销、恢复的办理；

2) QMS、EMS、OHSMS审核组结论为保持认证的监督审核。

5. 审定与决定流程

5.1 流程   

5.2 要求与说明  

5.2.1 认证材料上报与项目信息录入

所有须要审定的认证材料，应先由审核组长实施审查，对发现的问题应要求有关人员/部门解决。审查通过的项目方可报认证业务部安排审定人员审定。

审核组上报的认证材料，由认证业务部保留原件，将上报认证材料扫描成电子文档。将电子文档交审定老师审定。上报材料清单见《认证项目资料传递和审查记录》。

中信中联认证业务部对收到的认证材料和项目信息进行处理。

5.2.2审定安排

中信中联认证业务部按照项目的技术领域，将审定任务分配给具有相应专业能力的审定人员。每份材料的审定人数不限，但应覆盖认证项目的全部认证领域和技术领域。有特殊专业要求的认证领域，遵照其实施规则的要求执行。参加认证审核的人员不能参加对该认证项目的审定。

各类审定人员应从综合管理部发布的审定人员名单中选择使用。对初次使用的审定人员，在试用期内，认证业务部应采用审定结果复查等方式对其审定能力进行确认。通过能力确认后，通知综合管理部正式加入审定人员名单。 

对于需上报中信中联审定的监督审核材料，应安排具有相应认证领域资格的人员进行审定。

5.2.3 审定实施

审定人员应对相应的审定表格规定的内容，根据认证材料中的信息和其他有关信息进行综合评价，做出审定结论。

各情况下使用的审定表格如下：

1) 初审、扩大认证范围：《认证决定审批意见》表；

2) 再认证、监督、认证要求变更：《管理体系再认证/监督审批意见》表；

3) 转换认证证书：《证书换发审批意见》表；

4) 暂停、注销、撤销：《认证处置报批意见》表；

5) 恢复：《认证恢复报批意见》表；

6) 变更(含缩小)：《证书变更审批意见》表。

7）对有机产品认证审定：填写《审定/沟通意见》表：

对审定过程发现的问题，应填写《审定/沟通意见》表，由审定调度传递给相关部门、分支或人员。

5.2.5  审定问题的处理

对审定中发现的问题，应按下述要求出具书面的《审定/沟通意见》表：

1）当发现的问题为不符合，且该问题不予整改足以影响做出审定结论时，应开具为1类问题，并要求提供书面整改材料；

2）当发现的问题为需要澄清事项，且该问题不予澄清足以影响做出审定结论时，应开具为2类问题，并要求提供书面澄清材料；

3）当发现的问题为上述两类之外的问题时，应开具为3类问题。3类问题一般不要求提供书面整改/澄清材料，但应提出改进要求以及需要时的跟踪要求；当3类问题为商榷事项时，审定人员应明示回复要求。

1、2类问题为审定意见，3类问题为沟通意见。认证业务部将《审定/沟通意见》传递给审核组。审核组应按如下要求处理：

对1、2类问题，有关部门、人员应按要求整改，并在10个工作日内提交书面回复材料，由认证业务部对审定意见的整改进行跟踪。回复材料由原审定人员或授权人员验证后作出审定结论。

对不需要回复的3类问题，可以继续审定并做出审定结论，但认证业务部应落实改进和跟踪要求；对有跟踪要求的，认证业务部应按期跟踪实施结果，提交跟踪实施材料。对需要回复的3类问题，认证业务部应按要求及时回复。

需要时，审定人员应根据回复情况对审定/沟通意见的问题类型进行必要的调整。

对异地审定人员出具的审定意见，在上报材料时，应将审定意见以及关闭的证据同审定资料一同上报。

5.2.6 审定意见的关闭时限

审定意见应在审定意见开出后的3个月内关闭，并做出认证决定。再认证的审定意见，应在原证书到期前关闭。审定意见逾期未关闭的，认证业务部应按审核失效处理。

对再认证审核不符合关闭日期超过原证书有效期的，再认证审核材料审定部门不予接收；认证决定日期超过原证书有效期的，应经项目所属单位确认后，按初次认证审核颁发认证证书。

5.2.7 审定质量监控

审定质量监控由认证业务部实施，以抽查方式进行。对新使用的审定人员，以及非常用兼职审定人员，认证业务部应对其开具的审定意见予以审查。发现的问题应要求相应审定人员进行整改，必要时通知综合管理部取消其审定人员资格。

5.2.8 疑难技术问题与争议的处理

审定人员之间意见不一致时，由中信中联主管领导或技术委员会协调处理。

审定工作中遇到的疑难技术问题，提交主管领导或技术委员会组织解决。

5.2.9 认证批准

由认证业务部将审定完成的项目资料会同《审定/沟通意见》《认证决定审批意见》/《再认证/监督审批意见》/《证书换发审批意见》/《不予认证注册通知》报中信中联法定代表人或授权人批准。

5.2.10 证书制作

对于批准的初审、再认证、扩大、缩小、变更的认证项目，中信中联认证业务部制作电子版认证证书。对不予批准的认证项目，由中信中联认证业务部制作《不予认证注册通知》。

对于保持认证的监督审核项目，不需要制作相关证书。对于暂停、撤销认证的项目，中信中联认证业务部按照经过批准的认证处置报批意见，制作《认证处置决定通知书》。

上述认证证书、确认证书、通知书等认证文件，中信中联认证业务部向分支发送电子版，由综合管理部打印。纸质认证文件由综合管理部负责寄发。

上述认证文件由中信中联认证业务部存入认证档案。

6. 监督保持与确认证书

6.1 QMS（不含党建）、EMS、OHSMS领域监督审核项目

审核组长应在监督现场审核结束后10天之内将审核材料提交认证业务部，进行审查确认。

经审查，若确认客户具备保持认证的条件，即可保持对客户的认证。

经审查，若发现认证客户存在可能导致

暂停或撤销认证的不符合或其他情况，认证业务部应在一周内上报审定人员审定，审定后确定能否保持认证，并由认证业务部出具确认证书或处置通知书。

6.2  其它领域监督审核项目

其它领域监督审核项目， 应实施审查，并在现场审核结束后半个月内将监督审核材料上报中信中联认证业务部，审定后确定能否保持认证，并由中信中联认证业务部出具确认证书或处置通知书。

6.3 监督材料审查要求

监督材料应由具备能力人员实施审查，审查内容见《认证项目资料传递和审查记录》。审查人员发现的问题应要求有关人员/部门解决。审查通过的项目方可出具确认证书或报中信中联审定。

7. 扩大认证范围

被认证组织提出扩大认证范围的，应提交书面申请。经审核后，上报审核材料，提交中信中联认证业务部审定。

经审定，认为获证客户在申请扩大认证范围内已满足批准认证资格的条件，同意批准扩大认证范围，批准人签署换发认证证书或附件，但认证证书的注册号和有效期保持不变。

8. 缩小认证范围

发证后，被认证组织提出缩小认证范围的，应提交书面申请。

监督审核或其他形式的监督活动中，提出缩小认证范围的，应上报审核报告。

缩小认证范围应经审定后做出是否批准缩小认证范围的决定。

审定时应关注缩小认证范围后对管理体系完整性是否有影响，认证范围的缩小应与认证标准的要求一致。

经审定，认为获证客户在申请缩小认证范围不会对仍保持的认证范围产生影响，同意批准缩小认证范围，批准人签署换发认证证书或附件，但认证证书的注册号和有效期保持不变。

审定意见也可作为缩小认证范围的信息来源和理由，此时应与获证客户沟通确认。

9.认证变更

9.1 证书变更需提交的资料

9.1.1组织名称、住所变更应提交的资料

1) 被认证组织的书面变更申请；

2) 被认证组织是企业的，提供工商行政主管部门的变更核准证明及新营业执照复印件；其他性质的被认证组织提供允许其设立的政府行政主管部门的相关文件；

3) 对于因改制、企业重组引起的名称变更，认证组织不能获得名称变更核准证明时，应收集组织以原名称和现名称名义的更名申请、政府有关部门的批文和原名称注销证明；并以管理体系发生重大变更为由进行一次监督审核和审定，证明组织经过改制、重组的管理体系予以保持并正常运行后，换发证书。

不能提供原名称注销证明的组织，不能以更名的形式换发证书，应按具体情况策划。

4) 对有行政许可、资质等要求的获证组织，还应提供按新名称变更后的有关文件。

9.1.2认证地址变更需要提交的资料

1) 被认证组织的书面变更申请；

2）对有行政许可、资质等要求的获证组织，还应提供按新地址变更后的法规要求的有关文件（必要时，包括环评、环保验收，安评、安全验收等证据材料）；

3) 监督审核报告或非例行的现场监督确认报告；

4) 对于贸易公司、政府机关等不因办公地址的变更引起产品质量、环境、职业健康安全方面的不良后果的，可以在提供被认证组织的变更申请后直接办理，无需进行现场审核。

9.1.3 地名、邮编变更需要提交的资料

1) 被认证组织的书面变更申请；

2) 当地政府的相关证明；

3）对有行政许可、资质等要求的获证组织，还应提供按新地址变更后的有关文件。

10.1.4企业增加人数，证书编号变更需要提交的资料

1）被认证组织提出的关于企业增加人数，需变更证书编号的书面申请；

2）审核组长在审核报告中说明受审核方人数变化，相应职责、体系文件、业务流程及管理要求等方面的相应变化，以及体系是否持续有效，并应有相应的审核记录支持；

3）结合监督审核，企业提出已增加人数，要求变更证书编号时，应关注审核人日安排是否充分，收费是否符合自律价格要求等，并在审核报告中说明。

9.1.5 证书范围中的产品、服务、活动的变更需要提交的资料

1) 被认证组织的书面变更申请；

2）对有行政许可、资质等要求的认证范围，还应提供相应文件复印件；

3）全套审核材料。

应在实施审定后做出是否批准认证范围变更的决定。

9.2 证书变更流程

中信中联认证业务部接到获证组织有关认证信息的变更申请及相关资料后，进行核查，符合要求的填写《证书变更报批意见》。

当获证组织执有多张CTJC认证证书时，若申请认证证书变更，应根据变更的内容对相关证书均做出变更申请，以确保相关证书内容的一致性。

进行认证证书变更时，应确认证书为有效状态，若证书状态为暂停状态时，应先办理恢复手续。

中信中联认证业务部对上报的资料进行审查，并安排审定人员进行审定，报管理者代表批准后制作新证书。变更材料应存档。

按要求收回旧证书，发放新证书。

10. 暂停认证资格

10.1认证业务部提出的暂停

认证业务部提出办理暂停的项目，由认证业务部填写《认证处置报批意见》表。《认证处置报批意见》中应写明暂停理由。认证暂停的理由按下列编号：

1) 获证组织的法律地位、资质不再符合国家的最新要求；

2) 获证组织的认证范围已不在现行有效的法律地位文件和资质规定的范围内，但仍有可能在短期内符合规定要求的；

3) 获证组织未能在规定的期限内接受监督审核/检查和/或抽样检验的（产品认证适用）；

4) 获证组织被认证的产品抽样和再次抽样的产品检验不符合，有可能在短期内符合规定要求；（产品认证适用）

5) 批量产品出现严重波动，未采取措施或措施无效的（QMS、产品认证适用）；

6) 获证组织的管理体系发生重大变更，不能持续符合认证标准/规范性文件要求的；

7) 获证组织未按照认证要求的变更做出相应调整，或调整不满足变更要求的；

8) 获证组织在认证范围内的组织单元、产品、服务及其过程和活动不能满足适用的最新法律法规和标准的要求，并未采取措施或措施无效的；

9) 获证组织于获证期间在认证范围内发生重大事故并未查明原因和采取补救措施的；

10) 获证组织于获证期间在认证范围内发生国家检查不合格，并未查明原因和采取补救措施的；

11) 获证组织在获证期间发生误用认证证书和认证标志，并未能及时有效地采取纠正和纠正措施，以将产生的影响降至最少程度的；

12) 获证组织对顾客或相关方的重大投诉未作出有效地处理的；

13) 获证组织未履行与CTJC签署认证合同中规定的责任和义务，并对保持认证资格产生重大影响的；

14) 获证组织未按照认证合同规定缴纳认证费用的；

15) 监督审核期间发生严重影响体系运行的情况；

16) 其他需要暂停认证资格的（必须书面注明暂停原因）。

当暂停原因为超期未监督、未付款时，不需要安排审定，由中信中联法定代表人或授权人批准后，岗位人员直接办理。其它情况需要安排审定，并经中信中联法定代表人或授权人批准后，岗位人员根据批准意见办理。

10.2 审定提出的暂停

审定提出暂停时，应将认证决定审批意见表转认证业务部，由认证业务部办理暂停。

10.3 暂停通知的办理

对批准暂停的项目，由中信中联认证业务部记录相关信息，制作《认证处置决定通知书》发送给被认证组织。暂停手续应在收到暂停信息起5日内办理完毕。

中信中联认证业务部调整相关的获证客户名录状态，1个月内向有关部门通报，并公告。 

暂停期限最长为六个月。

对于实施规则中有相关要求的，应将暂停的相关信息抄送相关部门。

11.暂停恢复

11.1 直接恢复

对于仅未按照认证合同规定缴纳认证费用引起暂停的项目，当获证组织缴纳认证费用后，不需经过审核，由认证业务部提出恢复申请，办理恢复手续，并更新数据库等信息。

11.2 需审定的恢复

除12.1条规定的情形外，其它情况应审定后恢复。

1）在确定的认证资格暂停限期结束前，获证客户根据暂停原因，向认证业务部提出恢复认证资格的申请，并附相关纠正措施和有效性验证材料。

2）认证业务部负责受理申请，并针对认证资格暂停原因和获证客户采取的整改及有效性验证材料，采取适当方式验证暂停认证资格的原因已经消除，如文件审查、现场核实、已实施监督审核、抽样检验等； 应提交相应整改及有效性验证材料。

3) 需要结合监督审核进行恢复的，应在审核任务书、计划的审核目的中明确暂停恢复的要求，在审核日程中安排确认暂停是否可恢复，暂停期间是否使用认证标志证书，记录相应审核发现，在审核报告中报告，做出是否可以恢复的结论。

4) 对于采取非例行监督审核进行恢复的，认证业务部需提交非例行监督的审核报告及必要的整改材料。

5）恢复结论应在暂停到期前做出，不能在暂停截止期前恢复认证的，应根据情况办理继续暂停、注销或撤销认证资格的手续。

6) 中信中联认证业务部调整相关的获证客户名录状态。

11.3 恢复通知的办理

批准恢复认证的，中信中联认证业务向被认证组织发放《恢复使用认证证书和标志的通知》。

不能批准恢复认证的，由中信中联认证业务部根据情况办理继续暂停、注销或撤销认证资格的手续。

12.认证的注销

12.1 注销认证资格的条件

1）获证客户不再保持认证资格；

2）获证客户因破产、倒闭、解散等情况，导致获证客户不再满足认证要求的；

3）其它需要注销认证资格的情况。

12.2 注销认证资格的程序

1）获证客户向认证业务部提出注销认证资格的书面申请及理由；

2）中信中联认证业务部提交《认证处置报批意见》；

3）中信中联认证业务部报中信中联法定代表人或其授权人批准后办理《注销认证证书和标志的通知》；

4）综合管理部负责收回注销的认证证书原件，保留在综合管理部备查。中信中联认证业务部调整获证客户名录状态，并公告；

5）认证业务部办理认证合同废止，撤销对获证客户使用认证证书和认证标志的授权。

注销原因编号如下：

1) 改由其他机构认证（已书面告知CTJC的）；

2) 认证带来的回报少；

3) 停产（业）；

4) 对认证服务不满意；

5) 其他（必须书面注明原因）。

13.认证的撤销

13.1 提出的撤销

    认证业务部对需要办理撤销的项目，填写《认证处置报批意见》。认证撤销的原因按下列编号：

1) 获证组织的法律地位、资质不再符合国家的最新要求；

2) 获证组织的认证范围已不在现行有效的法律地位文件和资质规定的范围内，并在短期内无法符合规定要求的；

3) 获证组织在认证范围内的管理体系发生重大变更，未向中信中联通报，并在短期内无法满足认证要求的；

4) 获证组织体制变更后原管理体系已不再适宜的；

5) 获证组织产品质量出现严重质量问题，在短期内无法恢复符合性的（QMS、产品认证适用）；

6) 获证组织在认证范围内的组织单元、产品、服务及其过程和活动严重不能满足适用的最新法律法规和标准的要求，并在短期内无法采取措施或采取措施无效的；

7) 获证组织于获证期间在认证范围内发生重大事故，并造成严重影响的；

8) 获证组织于获证期间在认证范围内发生国家检查不合格，并造成严重影响的；

9) 获证组织在获证期间发生大量误用认证证书和认证标志，并未能及时有效地采取纠正和纠正措施，误导消费者，影响面大的；

10) 获证组织对顾客或相关方的重大投诉不做处理的；

11) 获证组织单方面宣布不履行与CTJC签署认证合同中规定的责任和义务的；

12) 获证组织长期拖缴认证费用，并催缴无效的；

13) 获证组织转让认证证书和认证标志的；

14) 获证组织被暂停认证资格后，未能在规定的期限内采取有效的纠正措施，或未申请恢复认证资格的；

15) 经核实获证组织提供虚假信息，且影响了审核、认证决定的有效性的；

16) 获证组织未通过审核的；

17) 获证组织更换认证机构的（未书面告知CTJC的）；

18) 获证组织停业或关闭的；

19) 其他需要撤销认证资格的（必须书面注明撤销原因）。

当撤销原因为暂停超期、拖欠认证费用、转让认证证书和认证标志、更换认证机构等情形时，不需要安排审定，由中信中联法定代表人或授权人批准后，认证业务部直接办理。其它情况需要安排审定，并经中信中联法定代表人或授权人批准后，岗位人员根据批准意见办理。

13.2 审定提出的撤销

审定提出撤销时，应将认证决定审批意见表转认证业务部，办理撤销。

13.3 自动办理撤销

对于超过暂停期又没有后续措施的项目，由中信中联认证业务部对该项目按照要求做出认证处置决定的建议，报中信中联法定代表人或授权人批准后自动办理撤销。

13.4 撤销通知的办理

 中信中联认证业务部记录相关信息，发送《撤销认证证书和标志的通知》给被认证组织。撤销手续应在收到撤销信息起5日内办理完毕。

认证业务部应按要求收回认证证书原件。因获证组织原因不能收回的，在中信中联网站公布有关信息并通知地方有关行政管理机关。

对于实施规则中有相关要求的，应将撤销的相关信息在1个月内报告相关部门。

14.获证组织名录的公布和询问的回应

中信中联认证业务部将有效证书状态、暂停状态、撤销状态与相关部门沟通并链接到中信中联外网，向社会进行公布；中信中联认证业务部负责对证书状态的回应。

中信中联认证业务部按照相关机构的要求和时限，及时准确填、报送相关的数据信息。具体按《认证信息管理程序》执行。

15.关于英文证书

    英文证书仅当客户提出时颁发。英文证书的表达内容及管理应与中文证书保持一致。